Po co w ogóle to robić?
Wielokrotnie w swoim trenerskim życiu, zwłaszcza na początku kariery, po prostu kończyłam jeden projekt szkoleniowy i płynnie przechodziłam do kolejnego, nie oglądając się za siebie. Oczywiście poza przejrzeniem ankiet ewaluacyjnych. I nie twierdzę tu absolutnie, że z ankiet nie można wyciągnąć wartościowych wniosków, bo nie tylko można, ale i trzeba – to jest podstawa. Jednak jeśli chcesz zweryfikować, czy to, co robisz, jest zgodne z Twoimi założeniami i prowadzi Cię do obranego celu, to warto podsumowaniu poświęcić nieco więcej uwagi.
Co daje takie pogłębione podsumowanie projektu szkoleniowego/rozwojowego? Przede wszystkim możesz realnie zestawić nakład pracy i zyski – finansowe, wizerunkowe i rozwojowe, czyli przyjrzeć się opłacalności tego, co robisz. Często, kiedy pracuję z początkującymi biznesowo trenerami i coachami, okazuje się, że mimo dobrej stawki za dzień szkoleniowy lub proces coachingowy, nakład pracy i energii jest tak duży, że de facto stawka godzinowa wychodzi znacznie poniżej płacy minimalnej. I oczywiście na początku od samego zarobku często ważniejsze jest pozyskanie kontaktów, wyrobienie sobie marki czy przetestowanie pomysłu. Jednak jeśli non stop przez kilka miesięcy albo lat pracujesz po kilkanaście godzin dziennie, żeby zarobić na utrzymanie swoje i firmy, to warto zrobić stop klatkę i mocno przyjrzeć się temu, czym taka sytuacja jest spowodowana.
W podsumowaniu możesz też zweryfikować to, co się sprawdziło i to, co wymaga zmiany przy następnym podejściu. Jest to również świetna okazja do przyjrzenia się relacji z klientem i podjęcia decyzji czy i w jaki sposób ją dalej utrzymywać. Uwaga – nie, nie z każdym klientem warto utrzymywać dalsze relacje, nawet jeśli dobrze płaci. Jeśli jesteś trenerem/coachem freelancerem, to Twoje zdrowie psychiczne jest dużo ważniejsze niż pieniądze!
Kiedy robić szczegółowe podsumowania?
Ten akapit mógłby zamknąć się w jednym słowie – zawsze. Jednak wiem, że nie zawsze jest przestrzeń na robienie pełnego podsumowania. Dlatego to, co rekomenduję z własnego doświadczenia, to robienie pełnego podsumowania po każdym nowym lub/i dużym projekcie. W praktyce kilka razy zdarzyło mi się, że coś, co wydawało mi się sukcesem, zostało sprowadzone do parteru przez liczby. I szczerze? To dobrze, bo dzięki temu na bieżąco udaje mi się korygować kurs, którym prowadzę swój biznes.
Przykład? Proszę bardzo!
Kiedy zdecydowałam się wejść z biznesem w świat online, to moim pierwszym pomysłem były e-booki. Uwielbiam pisać, robię to dobrze (w ocenie moich czytelników) i lubię, kiedy mogę omówić jakiś temat wyczerpująco, dając przy tym przykłady z życia i ćwiczenia do samodzielnej pracy. Wobec tego mój pierwszy produkt online to była kursoksiążka „No stress, czyli jak zwiększyć pewność siebie i zapanować nad stresem w trudnych sytuacjach”. Spędziłam wiele godzin nad przekopywaniem się przez badania naukowe i źródła psychologiczne, projektowaniem transformujących ćwiczeń i zebraniem skutecznych rozwiązań najbardziej palących problemów związanych ze stresem, żeby ta pozycja była maksymalnie rzetelna i praktyczna. Kiedy przeprowadziłam pierwszą kampanię tego e-booka, miałam wrażenie, że odniosłam gigantyczny sukces – sprzedało się kilkadziesiąt egzemplarzy przy społeczności liczącej na tamten moment niecałe 300 osób! Jednak, kiedy podzieliłam sobie dochód przez liczbę godzin, które spędziłam nad tym projektem, to okazało się, że moja roboczogodzina wyniosła ok. 3 zł brutto! Szybko zweryfikowałam swoje początkowe założenia i e-booki zamiast głównym produktem, stały się miłym dodatkiem do mojego biznesu.
Wracając do częstotliwości podsumowań – w przypadku stałych współprac najczęściej pogłębione podsumowania robię raz na kwartał albo w sytuacji, kiedy wydarzy się coś nieoczekiwanego (zarówno jakiś fuck up, jak i niespodziewany sukces).
Co brać pod uwagę przy podsumowaniu i na jakie liczby warto zwrócić uwagę
Podstawowym źródłem danych, wspomnianym już we wstępie, jest ankieta ewaluacyjna lub rozmowa podsumowująca z klientem (zarówno indywidualnym, jak i firmowym). Oczywiście podczas takiej rozmowy robimy notatki – duuużo notatek, bo co zapisane, to nie zginie, a pamięć bywa ulotna.
Do podsumowania zbieramy również dane liczbowe – finansowe i czas pracy:
- przychód
- koszty (w tym koszty materiałów, dojazdu, ewentualnych noclegów)
- dochód
- zysk
- liczba godzin poświęconych na przygotowanie i przeprowadzenie projektu oraz kontakt z klientem (zdarza się, że tego kontaktu jest bardzo dużo – niekiedy odpisywanie na maile albo udział w kolejnych spotkaniach z kolejnymi osobami decyzyjnymi zajmuje nawet kilka-kilkanaście godzin!)
Warto też zrobić sobie zestawienie ile czasu zajęły poszczególne zadania – praca koncepcyjna, kontakt z klientem, tworzenie grafik/tekstów, sprawy organizacyjno-logistyczne, technikalia, przygotowanie i przeprowadzenie sprzedaży (zwłaszcza w przypadku kampanii sprzedażowych), samo poprowadzenie szkolenia lub procesu coachingowego.
Tu warto się zastanowić, czy nie opłacałoby się oddać jakiejś części zadań organizacyjnych, technicznych itp. np. wirtualnej asystentce.
Następnie wyciągamy średnią z tego, z czego da się ją wyciągnąć. Patrzymy też osobno na skrajne wyniki, które tę średnią mogą zaburzać – i zastanawiamy się, co na to wpłynęło? W przypadku pakietów zwracamy uwagę na to, który pakiet sprzedawał się najlepiej i dlaczego oraz który pakiet dał największy zysk.
Jakie pytania warto sobie zadać
Poniższa lista nie jest oczywiście skończona – to moja subiektywna propozycja pytań, które sama sobie najczęściej zadaję podczas podsumowania. Śmiało, dopisz do niej to, czego potrzebujesz.
Analiza ankiety:
- Na ile jestem zadowolona z informacji zwrotnej od uczestników/klienta?
- Co z niej biorę dla siebie? Co mogę zmienić/poprawić? Co będę kontynuować?
- Co wpłynęło na takie wyniki i opinie?
Analiza opłacalności:
- Czy realizując ten projekt musiałam zrezygnować z innego? Co dzięki temu zyskałam, a co straciłam?
- Ile realnie zarobiłam na tym projekcie?
- Co zyskałam (poza zyskiem finansowym) na tym projekcie?
- Na ile odpowiadał mi nakład pracy w stosunku do zysków?
Ogólne wnioski:
- Co było dla mnie najtrudniejsze, a co najłatwiejsze w tym projekcie?
- Na ile komfortowo czułam się podczas realizacji tego projektu? Co na to wpłynęło?
- Czy wiedząc to, co teraz wiem, ponownie podjęłabym decyzję o realizacji tego projektu?
Jak wnioski z tego projektu mogę wykorzystać do kolejnych projektów?
Na ile i w jakich obszarach realizacja tego projektu przybliżyła mnie do realizacji moich celów biznesowych?
Pomocne narzędzia
Wiem, że może się to wydawać lekko przytłaczające – zwłaszcza jeśli będziesz robić to w rozbudowanej wersji pierwszy raz. Jednak wierz mi, że trening czyni mistrza i po kilku takich sesjach szczegółowe podsumowanie zajmuje ok. 30 – 45 minut. A wnioski, jakie z niego płyną, są tak naprawdę bezcenne, bo pozwalają Ci prowadzić firmę właściwym kursem. Bardzo pomaga opracowanie szablonów, które usprawniają pracę – ja do podsumowania korzystam z:
– bazy zarządzania relacją z klientem – dzięki niej wiem co, kiedy i jakiemu klientowi mogę zaproponować w ramach kolejnej usługi biorąc pod uwagę komfort pracy i analizę opłacalności
– kalkulatora opłacalności oferty – z tego korzystam zarówno przy ustalaniu stawek, jak i podsumowaniu projektu – czarno na białym pokazuje, ile wyniosła moja rzeczywista stawka za szkolenie i moja rzeczywista stawka godzinowa przy danym projekcie
– kalkulatora symulacji sprzedaży – to narzędzie przydaje mi się, oprócz planowania kampanii sprzedażowych, do podsumowania kwartału i roku – dokładnie wtedy widzę, jak rozkładały się przychody z poszczególnych produktów i usług i wiem, na które projekty warto poświęcić czas i energię, a które nie dają oczekiwanych zysków.
Powyższe narzędzia znajdziesz w Niezbędniku Trenera i Coacha (wraz z 20 innymi szablonami – m.in. umów czy ofert – i checklistami (w tym checklistą webinaru sprzedażowego czy spotkania sprzedażowego z klientem). Gorąco Ci go polecam, bo wychodzę z założenia, że pracę trzeba sobie ułatwiać i automatyzować wszędzie tam, gdzie się da – wszak czas to Twój najcenniejszy zasób.
A jeśli dopiero stawiasz pierwsze kroki na rynku szkoleniowo-rozwojowym, to koniecznie pobierz bezpłatnego e-booka „Pierwsze kroki trenera freelancera na rynku szkoleniowym”. Ta pozycja przeprowadzi Cię przez proces skutecznego wejścia na rynek i pozwoli Ci uniknąć najczęściej popełnianych błędów przez początkujących biznesowo trenerów i coachów.
Daj znać w komentarzu, czy i jak robisz takie podsumowania – chętnie się zainspiruję!
